Política de Tratamiento de Datos Personales — Districor SAS

1Quiénes somos (Responsable del tratamiento)

Districor SAS es una distribuidora de aseo, alimentos y empaques para alimentos, con presencia desde 1997 en Tuluá, que atiende principalmente al sector institucional y HORECA en el Valle del Cauca y parte del Eje Cafetero.

2Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de:

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 (intimidad y habeas data) y 20 (información).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, que dicta disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, compilados en el Decreto Único 1074 de 2015 (Capítulos 25 y 26).
• Decreto 090 de 2018, sobre el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).
• Ley 1266 de 2008 y Ley 2157 de 2021, sobre datos financieros, crediticios, comerciales y de servicios (aplicable al manejo de cartera y crédito).
• Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y demás circulares e instrucciones de la SIC.
• Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional y las demás normas que modifiquen, reglamenten o sustituyan las anteriores.

3Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible (por ejemplo, el nombre, la profesión o la calidad de comerciante).
• Dato semiprivado: el que no tiene naturaleza íntima ni pública y cuyo conocimiento interesa al titular y a cierto sector (por ejemplo, información financiera y crediticia).
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, datos biométricos, origen racial, orientación política, religiosa o sexual, entre otros).
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita por la cual se informa al titular sobre la existencia de esta política y la forma de acceder a ella.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento (Districor SAS).
• Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable (por ejemplo, un proveedor de software o de alojamiento web).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos por parte del Responsable a otro Responsable, dentro o fuera del país.
• Transmisión: comunicación de datos a un Encargado, dentro o fuera del país, para que los trate por cuenta del Responsable.

4Principios que rigen el tratamiento

Districor aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

1. Legalidad: el tratamiento se ajusta a la ley y a las demás disposiciones que la desarrollan.
2. Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima que se informa al titular.
3. Libertad: solo se trata información con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo mandato legal.
4. Veracidad o calidad: la información es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Transparencia: el titular puede obtener en cualquier momento información sobre sus datos.
6. Acceso y circulación restringida: los datos solo se entregan a quienes la ley y el titular permiten.
7. Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información.
8. Confidencialidad: todas las personas que intervienen en el tratamiento guardan reserva, incluso después de terminar su relación con Districor.

5A quiénes pertenecen los datos que tratamos

La Ley 1581 de 2012 protege los datos de personas naturales. Aunque nuestros clientes y proveedores sean empresas, tratamos datos de las personas que las representan o con quienes tratamos: representantes legales, compradores, administradores, chefs, contadores, entre otros. Esta política cubre a:

• Clientes (personas naturales o contactos de clientes empresariales).
• Prospectos que solicitan la visita de un asesor o información comercial.
• Proveedores y sus contactos.
• Trabajadores, aprendices y exempleados.
• Candidatos a vacantes.
• Visitantes de nuestras sedes y de nuestro sitio web.
• Vendedores externos, transportadores y otros terceros con los que tengamos relación contractual.

6Datos que recolectamos

Según la relación con Districor, podemos tratar:

• Identificación y contacto: nombre, cédula o NIT, cargo, empresa, dirección, ciudad, teléfono, celular (incluido WhatsApp), correo electrónico.
• Información comercial: historial de pedidos, productos de interés, condiciones de entrega, preferencias de compra, rutas de visita.
• Información financiera y de cartera: cupo y condiciones de crédito, referencias comerciales y bancarias, facturas, pagos, saldos y datos necesarios para facturación electrónica.
• Información de proveedores: datos de contacto, información tributaria, bancaria y comercial necesaria para compras y pagos.
• Información laboral (trabajadores y candidatos): hoja de vida, formación, experiencia, referencias, afiliaciones al sistema de seguridad social, datos de nómina, y los datos de familiares o beneficiarios que sean necesarios para afiliaciones y beneficios de ley.
• Datos de navegación en el sitio web: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas, cookies (ver numeral 17).
• Imágenes y video captados por las cámaras de seguridad instaladas en todos nuestros puntos de venta.

6.1 Datos sensibles

Solo trataremos datos sensibles cuando sea estrictamente necesario, y siempre con autorización explícita e informando que el titular no está obligado a suministrarlos. Por ejemplo:

• Salud: exámenes médicos de ingreso, periódicos y de egreso, incapacidades, restricciones y recomendaciones médicas (gestión del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo).
• Imágenes y video, cuando permitan identificar a una persona.

6.2 Niños, niñas y adolescentes

Districor no recolecta de manera intencional datos de menores de edad. Los tratará únicamente cuando sea indispensable (por ejemplo, la afiliación de hijos de un trabajador al sistema de seguridad social o a la caja de compensación), asegurando el respeto de su interés superior, de sus derechos fundamentales y con autorización de su representante legal.

7Finalidades del tratamiento

7.1 Clientes y prospectos

• Atender solicitudes de información, cotización, visita de asesor y pedidos.
• Registrar, procesar, despachar y entregar pedidos; hacer seguimiento posventa y atender garantías, cambios, devoluciones, peticiones, quejas y reclamos.
• Facturar, generar documentos electrónicos y gestionar cartera, cobro y recaudo.
• Evaluar y administrar solicitudes de crédito y cupos, y consultar o reportar información a operadores de información financiera y crediticia, solo con autorización específica y conforme a la Ley 1266 de 2008.
• Enviar información comercial, promociones, novedades de portafolio, invitaciones a eventos y encuestas de satisfacción por correo, llamada, SMS o WhatsApp, solo a quienes lo hayan autorizado.
• Elaborar estudios internos de ventas, rutas, segmentación y mejora del servicio.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias, contables y requerimientos de autoridades.

7.2 Proveedores

• Seleccionar, evaluar y contratar proveedores; gestionar compras, recepción, pagos, retenciones y obligaciones tributarias.
• Elaborar informes de ventas, rotación o inventario que los proveedores requieran para la relación comercial, sin entregar datos personales de clientes, salvo que exista autorización o una obligación legal.
• Verificar referencias, antecedentes comerciales y cumplimiento de requisitos legales (incluido el control de lavado de activos y financiación del terrorismo, cuando corresponda).

7.3 Trabajadores, exempleados y candidatos

• Adelantar procesos de selección, contratación y vinculación; administrar nómina, prestaciones, afiliaciones y novedades.
• Gestionar el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, capacitaciones, evaluaciones y procesos disciplinarios conforme a la ley.
• Expedir certificaciones y atender requerimientos de autoridades y entidades de seguridad social.
• Conservar la hoja de vida de candidatos no seleccionados para futuras vacantes, si lo autorizan.

7.4 Visitantes del sitio web y de las sedes

• Responder formularios de contacto y solicitudes de visita.
• Mejorar el funcionamiento del sitio y la experiencia de navegación (analítica y cookies).
• Garantizar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones mediante control de acceso y videovigilancia.

8Autorización del titular

1. Regla general: Districor solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular a más tardar en el momento de la recolección de los datos.
2. Medios válidos: por escrito, de forma oral, mediante formulario físico o electrónico, casilla de aceptación en el sitio web, mensaje de datos, o conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que otorgó su autorización. El silencio nunca se considerará autorización.
3. Contenido mínimo informado al titular: el tratamiento y su finalidad; el carácter facultativo de las respuestas sobre datos sensibles o de menores; los derechos que le asisten; y la identificación y datos de contacto del Responsable.
4. Prueba: Districor conservará prueba de la autorización mientras dure el tratamiento (formularios, registros electrónicos con fecha y hora, grabaciones, correos).
5. Casos en los que no se requiere autorización (art. 10, Ley 1581): información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil.
6. Datos recolectados antes de esta política: se aplicará el mecanismo alternativo del Decreto 1377 de 2013 (art. 10 del decreto, hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015): se informará a los titulares mediante medios eficientes de comunicación, y si en un plazo de 30 días hábiles no solicitan la supresión de sus datos, Districor podrá continuar con el tratamiento para las finalidades aquí descritas.

9Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Districor. Este derecho puede ejercerse, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando la SIC lo determine. La revocatoria o supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (por ejemplo, obligaciones tributarias, contables o una deuda vigente).
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta política.

Estos derechos pueden ser ejercidos por: el titular; sus causahabientes; su representante o apoderado (con poder o autorización acreditada); o por estipulación a favor de otro o para otro.

10Procedimiento para consultas y reclamos

10.1 Cómo presentar su solicitud

Puede escribirnos o acudir a cualquiera de nuestras sedes:

• Correo electrónico: info@districorsas.com
• Físicamente: Calle 26 No. 30-60, Tuluá, Valle del Cauca (atención: lunes a viernes de 8:00 a. m. a 12:00 m. y de 2:30 p. m. a 6:00 p. m.; sábados de 8:00 a. m. a 12:00 m.; domingos y festivos sin atención).
• Teléfono: 317 654 8482.

La solicitud debe contener: nombre completo y número de identificación del titular; descripción clara de lo que solicita (consulta, actualización, rectificación, supresión, revocatoria o prueba de autorización); dirección física o electrónica para recibir respuesta; y los documentos que quiera hacer valer. Si actúa en nombre de otra persona, debe acreditar su calidad de causahabiente, representante o apoderado. Puede usar el formato del Anexo C.

10.2 Consultas

• Districor responderá en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo.
• Si no es posible, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales al primer plazo.

10.3 Reclamos (corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento)

• Si el reclamo está incompleto, Districor lo informará en los cinco (5) días siguientes a su recibo para que se subsane. Si pasan dos (2) meses sin que se complete, se entenderá que desistió del reclamo.
• Una vez completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en un plazo máximo de dos (2) días hábiles, que se mantendrá hasta que se decida.
• El término máximo para resolver es de quince (15) días hábiles desde el día siguiente al recibo del reclamo completo. Si no es posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.
• Si Districor no es competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al titular.

10.4 Requisito de procedibilidad

El titular solo podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Districor.

11Deberes de Districor como Responsable

De acuerdo con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Districor se compromete a:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada.
3. Informar al titular la finalidad de la recolección y sus derechos.
4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información y comunicar oportunamente al Encargado las novedades, y rectificarla cuando sea incorrecta.
7. Suministrar al Encargado únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
8. Exigir al Encargado el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad.
9. Tramitar las consultas y reclamos en los términos señalados.
10. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la ley.
11. Informar al Encargado cuando un dato esté en discusión por parte del titular.
12. Informar al titular sobre el uso de sus datos, a su solicitud.
13. Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
14. Cumplir las instrucciones y requerimientos de la SIC.

Cuando Districor actúe como Encargado de datos de otro Responsable, cumplirá los deberes del artículo 18 de la misma ley.

12Transmisión y transferencia de datos

• Con quién podemos compartir datos: proveedores tecnológicos y de servicios que actúan como Encargados (software de facturación y contabilidad, correo electrónico, almacenamiento en la nube, alojamiento y mantenimiento del sitio web, mensajería como WhatsApp Business, transportadoras, firmas de asesoría contable, jurídica o de cobro), con quienes se suscribirán contratos o cláusulas de transmisión de datos que los obliguen a proteger la información; también entidades de seguridad social, cajas de compensación, entidades financieras y autoridades que lo requieran legalmente.
• Datos de clientes con marcas y proveedores: Districor no entregará datos personales de sus clientes a los fabricantes o proveedores cuyos productos distribuye, salvo autorización del titular o requerimiento legal. Los informes de ventas o rotación para proveedores se entregan, en lo posible, de manera agregada o anonimizada.
• Servidores fuera de Colombia: algunos de nuestros proveedores tecnológicos, en particular Siigo (software contable y de facturación) y WhatsApp (mensajería), pueden almacenar o procesar datos en servidores ubicados fuera del país. En ese caso, la transmisión o transferencia internacional se hará conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a las instrucciones de la SIC: hacia países con nivel adecuado de protección, o con autorización del titular, o mediante contratos que ofrezcan garantías suficientes.- No vendemos datos personales a terceros.

13Medidas de seguridad

Districor adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos, entre ellas:

• Copias de seguridad periódicas de la información.
• Antivirus en los equipos.

Si se presenta una pérdida, robo o acceso no autorizado a datos personales, Districor lo reportará a la SIC por el medio que esta disponga dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que lo detecte y lo ponga en conocimiento de Gerencia.

14Conservación de los datos

Los datos se conservarán mientras exista la relación comercial, laboral o contractual y durante el tiempo adicional que exijan las normas legales. Los plazos aplicables son:

• Libros y soportes contables y comerciales: 10 años (Ley 962 de 2005 y normas de comercio).
• Documentos laborales y de seguridad social: el tiempo que exijan las normas laborales y de seguridad y salud en el trabajo (historias ocupacionales: mínimo 20 años contados desde la terminación de la relación laboral, según la Resolución 2346 de 2007 del Ministerio de la Protección Social).
• Hojas de vida de candidatos no seleccionados: 1 año, si lo autorizaron.
• Grabaciones de cámaras: 30 días.

Cumplido el plazo y la finalidad, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma segura.

15Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

A la fecha de esta política, Districor no está obligada a inscribir sus bases de datos en el RNBD que administra la SIC, pues esa obligación aplica a sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT y a entidades públicas y sociedades de economía mixta. Districor verificará este requisito cada año y, si llega a estar obligada, inscribirá y actualizará sus bases de datos en los plazos legales.

16Atención de cobranza

Las gestiones de cobro de cartera se realizarán con respeto, usando los datos de contacto autorizados y dentro de los límites de horario y frecuencia que establece la Ley 2300 de 2023 para consumidores: de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., sin contactos en domingos ni festivos, y con la frecuencia máxima que fija la ley. Districor no revelará la deuda a terceros no autorizados ni reportará a centrales de riesgo sin cumplir los requisitos de la Ley 1266 de 2008 y la Ley 2157 de 2021 (autorización previa y comunicación previa al reporte).

17Sitio web y cookies

• Nuestro sitio web puede usar cookies propias y de terceros (por ejemplo, analítica) para recordar preferencias y entender cómo se usa. Al ingresar, se le informará sobre ellas y podrá aceptar o rechazar las que no sean esenciales. Puede borrarlas o bloquearlas desde la configuración de su navegador.
• Los formularios del sitio (por ejemplo, "Solicite la visita de un asesor") incluyen una casilla no premarcada para aceptar esta política antes de enviar sus datos.
• El sitio puede enlazar páginas de terceros (por ejemplo, redes sociales o fabricantes). Districor no es responsable de las políticas de privacidad de esos sitios.

18Videovigilancia

Contamos con cámaras de seguridad en todos nuestros puntos de venta (Districor Tuluá, Listofood Tuluá y Districor Buga). Hay avisos visibles que indiquen la zona vigilada, la finalidad (seguridad de personas, bienes e instalaciones), el Responsable y dónde consultar esta política. No se instalarán cámaras en baños ni en lugares donde se afecte la intimidad. Las imágenes podrán entregarse a autoridades que las soliciten y se conservarán por el tiempo indicado en el numeral 14.

19Modificaciones a la política

Districor podrá modificar esta política cuando cambie la ley o sus procesos. Si el cambio es sustancial (en identificación del Responsable o en las finalidades), lo informaremos a los titulares por el sitio web, correo electrónico u otro medio eficaz, a más tardar al momento de implementar la nueva política, y solicitaremos nueva autorización cuando la ley lo exija. Las versiones anteriores quedarán archivadas.

20Vigencia

Esta política rige desde el 8 de octubre de 2026. Las bases de datos de Districor estarán vigentes por el tiempo en que se mantenga la finalidad para la cual fueron recolectadas y mientras persistan las obligaciones legales de conservación.

Anexo A — Aviso de privacidad (versión corta para formularios, correos y mostrador)

Districor SAS (NIT 821.000.570-5), con domicilio en la Calle 26 No. 30-60, Tuluá, es la responsable del tratamiento de sus datos personales. Los usaremos para atender su solicitud, gestionar pedidos, facturación y cobro, y —si usted lo autoriza— para enviarle información comercial. Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, revocar su autorización y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. No está obligado a responder preguntas sobre datos sensibles. Puede escribirnos a info@districorsas.com o llamar al 317 654 8482. Consulte nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales completa en www.districorsas.com.

Anexo B — Textos de autorización

B1. Formulario web "Solicite la visita de un asesor" y contacto (casilla sin marcar por defecto)

☐ Autorizo a Districor SAS para tratar mis datos personales con el fin de contactarme y atender mi solicitud, conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales (www.districorsas.com).

☐ (opcional, separada) Autorizo que me envíen información comercial, promociones y novedades por correo electrónico, llamada o WhatsApp.

B2. Clientes (formato de vinculación o pedido)

Autorizo de manera previa, expresa e informada a Districor SAS para recolectar, almacenar, usar y circular mis datos personales y los de mi empresa con las finalidades de gestión comercial, facturación, despacho, cobro de cartera y servicio posventa descritas en su Política de Tratamiento de Datos Personales. Declaro que conozco mis derechos como titular y los canales para ejercerlos.

Autorizo además la consulta y reporte de mi información crediticia y comercial ante operadores de información (Ley 1266 de 2008): ☐ Sí ☐ No.

Autorizo recibir información comercial: ☐ Sí ☐ No.

Nombre: ________ C.C./NIT: ________ Firma: ________ Fecha: ________

B3. Proveedores

Autorizo a Districor SAS para tratar los datos personales de mi representante legal y contactos con fines de selección, contratación, compras, pagos, cumplimiento tributario y gestión de la relación comercial, conforme a su Política de Tratamiento de Datos Personales. Garantizo que cuento con la autorización de las personas naturales cuyos datos entrego.

B4. Trabajadores y candidatos

Autorizo a Districor SAS para tratar mis datos personales, incluidos los datos sensibles de salud necesarios para el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, con fines de selección, contratación, nómina, seguridad social y cumplimiento de obligaciones laborales. Sé que no estoy obligado a suministrar datos sensibles y que puedo ejercer mis derechos escribiendo a info@districorsas.com.

☐ Autorizo conservar mi hoja de vida para futuras vacantes durante 1 año.

B5. WhatsApp y llamadas comerciales (mensaje de primer contacto del vendedor)

Hola, le escribimos de Districor SAS. Para enviarle información de nuestros productos necesitamos su autorización para tratar sus datos (nombre, empresa y teléfono). Si está de acuerdo, responda SÍ. Puede pedirnos en cualquier momento que dejemos de escribirle. Nuestra política: www.districorsas.com.

Anexo C — Formato de ejercicio de derechos

Enviar a info@districorsas.com o entregar en cualquier sede de Districor SAS.